Применяя функцию автофильтра, вы можете установить не одно значение, а диапазон значений, которые должны отображаться. Для этого откройте поле списка столбца, данные которого вы хотите отфильтровать, и выберите элемент (Условие). Когда появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис. 9.35), задайте комплексный критерий, обьединив его компоненты с помощью логического оператора И либо ИЛИ. Щелкните на кнопке ОК — и данные будут отсортированы по заданному критерию.

Полученный список вы можете вставить в другую позицию рабочего листа для последующей обработки, его также можно использовать при создании диаграммы или распечатать. Если потребности в фильтрации записей больше нет, отключите автофильтр, вызвав команду Данные ► Фильтр ► Автофильтр.

Вставка примечаний

Ячейки рабочего листа могут содержать самую разнообразную информацию, поэтому иногда требуется пояснять содержимое ячеек, особенно если с одной таблицей работает несколько человек. Во избежание нарушения структуры таблицы дополнительную информацию следует представлять в виде примечаний.

Для добавления примечания в ячейку выделите ее и вызовите команду Вставка ► Примечание. Введите примечание в появившемся текстовом ноле а щелкните мышью на рабочем листе вне поля, чтобы завершить ввод. В правом верхнем углу ячейки отобразится маленький красный треугольник — индикатор примечания.

Для отображения примечании в Excel предусмотрены три режима: только индикатор, примечание и индикатор и не отображать, которые устанавливаются на вкладке Вид диалогового окна Параметры. В случае выбора первого режима отображается индикатор примечания. Чтобы просмотреть текст примечания, необходимо разместить указатель мыши в ячейке с шадикатором (рис. 9.36). При установке второго режима тексты и индикаторы отображаются в таблице постоянно. Если же примечания вам вовсе не нужны, воспользуйтесь третьим режимом, когда информация о примечаниях на экран не выводится.

Рис. 9.36. Просмотр текста примечания

Кроме того, изменить режим отображения примечаний можно с помощью команд Скрыть примечание и Отобразить примечание контекстного меню ячейки с индикатором примечания. Обе эти команды предназначены для установки лишь первых двух режимов.

Использование диаграмм для графического представления данных

Диаграммы позволяют не только повысить наглядность излагаемого материала, но и отобразить соотношение различных значений или динамику изменения показателей. В Microsoft Office 2003 предусмотрены средства работы с диаграммалси различных типов. Создавать диаграммы и встраивать их в документы Microsoft Office 2003 позволяет программа Microsoft Graph 2003 (Graph), которая доступна во всех приложениях пакета. Однако большинству пользователей чаще всето приходится работать с диаграммами Excel, поэтому все примеры, рассматриваемые в данной главе, реализованы именно в этом приложении.

Элементы диаграммы

Диаграммы различаются по типу в зависимости от того, какими фигурами или линиями отображены на них данные. Выбирая формат, вы определяете способ отображения диаграммы конкретного типа. Если на диаграмме представлено несколько рядов данных, то данные каждого ряда выделяются своим цветом. Формат созданной диаграммы в дальнейшем можно изменять.